Nous avons commencé par déterminer les missions prioritaires de la communauté paroissiale, prises en charge par des équipes de la paroisse :
Célébrer
Catéchiser
S’y est ajoutée la biblio-vidéothèque religieuse.
Pôle « Célébrer »
Nous avons rassemblé dans ce pôle 4 équipes :
- Liturgie (environ 20 animateurs)
- Organiste (2 personnes)
- Sacristie (12 membres)
- Décoration florale (9 membres)
Ce pôle est un espace fermé dont chaque membre a reçu par e-mail un identifiant et mot de passe unique lui permettant d’accéder à l’extranet :
soit à des documents :
- planning annuel des animateurs pour les 250 messes dominicales sur les 3 lieux de culte
- compte-rendu de réunion
- fiches-ressources délivrant des conseils
et surtout à des partitions musicales – actuellement environ 700 - dont certaines ont des extraits audio (par exemple, le refrain).
L’ensemble des partitions et des repères audio sont stockés sur le serveur One drive (le Cloud gratuit de Microsoft). L’accès à la consultation et au téléchargement des partitions se fait grâce à un lien hypertexte inséré dans l’extranet.
Pôle « Catéchiser »
La paroisse de Chatou catéchise 340 enfants sur les 3 années. La gestion des fichiers d’inscription des enfants, de la répartition des équipes et des catéchistes avait été automatisée en 2014 sur Google Drive, non sans difficultés. C’est pourquoi nous avons reporté, pour l’instant, l’utilisation de l’extranet pour ne pas déstabiliser ce pôle.
Cette décision montre qu’il n’y a pas que l’analyse technique des besoins qui conditionne la réussite d’une implantation de l’extranet dans une paroisse, mais aussi la période propice pour la réussir.
Pôle « Biblio-vidéothèque »
La biblio-vidéothèque de la paroisse de Chatou, de nature religieuse et familiale, rassemble :
- 1000 ouvrages de spiritualité, biographies de saints, témoignages
- 200 romans
- 350 livrets et albums pour enfants
- 800 DVD.
Book’in, logiciel de gestion de bibliothèque
Nous avons retenu pour l’automatisation de ces fonds (avec les fonctions classiques d’inventaire, du prêt et des rappels) le logiciel Book’in gratuit et téléchargeable sous Windows 7 ou 8). Ce petit logiciel de gestion de bibliothèque personnelle a l’avantage de récupérer les références bibliographiques et des résumés automatiquement dans la base de données d’Amazon dès lors que l’on a pu scanner l’ISBN (N° international et code-barre des livres).
Il existe un logiciel similaire, Cine’feel, pour le traitement des DVD. Nous avons fait le choix de ne prendre que Book’in pour traiter tous les supports en créant des bases de données distincts :
- pour les livres religieux
- pour les livrets des enfants
- pour les DVD.
Ces logiciels ne peuvent malheureusement pas être installés en réseau. Book’in est donc, pour l’instant, installé sur un seul poste de travail. Si on voulait passer à 2 postes de travail, il faudrait utiliser Cine’feel pour les DVD et Book’in pour les livres. La saisie de l’inventaire a pris 3 mois en rythme intensif.
La liaison entre l’extranet et la bibliothèque est l’accès en ligne des 4 inventaires (Livres religieux, livrets enfants, Romans, DVD) après avoir fait une exportation dans une feuille Excel des données et avoir inséré les références dans un plan de classement sous Word spécifique à chaque inventaire. Des ancres font la liaison entre le plan de classement et les références bibliographiques ; des liens hypertextes renvoient à des résumés stockés en ligne.
Ces inventaires sont ensuite convertis au format PDF pour être stocké sur One Drive de Microsoft, qui offre une bonne fonction de recherche plein texte.
Dans l’extranet, un lien hypertexte de consultation est mis sur les 4 inventaires.
La communauté des utilisateurs de la Biblio-vidéothèque sur l’Extranet est dite semi-ouverte car il s’agit d’emprunteurs dont le nombre change constamment. C’est pourquoi nous avons attribué des identifiants et mots de passe dits institutionnels et simples à retenir où l’identifiant est identique au mot de passe, de type
- id : biblio1, pass : biblio1 ;
- id : biblio2 pass : biblio2,
etc. correspondant, finalement, au nombre d’accès simultanés jugés nécessaires.
Plan actuel de l’extranet de la paroisse de Chatou
- 1. Célébrations liturgiques
- Organisation des équipes : planning des messes, convocation et compte-rendu de réunions…
- Ressources : Conseils (ex : pour la rédaction de la prière universelle) et sites web utiles…
- Partitions musicales
- Biblio-vidéothèque
- Accès à l’inventaire de la bibliothèque
Choisir les fonctions/missions pour lesquelles l’accès par extranet est utile ;
Déterminer s’il s’agit de donner des accès à :- soit des communautés fermées (un identifiant et mot de passe unique par visiteur ,
- soit semi-ouvertes (un identifiant par groupe,
sachant que, si la communauté est totalement ouverte, ce n’est plus du ressort de l’Extranet, mais du site Internet public.
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